Conditions d'adhésion et d’accès aux « Services de l’Espace Locataire »

Mentions Légales

Les « Services de l’Espace Locataire » CLESENCE [(www.clesence.fr] appartiennent à CLESENCE Société Anonyme d’Habitations à Loyers Modérés, au capital de 63 391 632 euros, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés RCS de Saint Quentin sous le n° 585 980 022. Le siège social de CLESENCE est situé 4 Avenue Archimède, 02100 Saint Quentin.

Le Site est édité par CLESENCE. Tel. 03 23 50 70 70  - Formulaire de contact : https://www.clesence.fr/contact

Le directeur de publication est : Eric Efraim BALCI agissant en qualité de Directeur Général.

Le développeur est ORANGE

L’hébergeur est ORANGE - CS 70454 LACROIX-SAINT-OUEN - 62 204 COMPIEGNE CEDEX

TEL. 03 44 86 22 55

Conditions Générales d’utilisation

1. Adhésion aux Services de l’Espace Locataire

La société d’HLM « CLESENCE», dont l’activité principale consiste à louer des logements à loyer modéré, propose à ses locataires, particuliers, personnes physiques ou morales (ci-après dénommés « Utilisateurs »), un ensemble de services en ligne, ci-après dénommé « Services de l’Espace Locataire»

Ces services consistent notamment à mettre à disposition des Utilisateurs leurs documents dématérialisés, avis d'échéances par exemple, la possibilité de payer en ligne, la possibilité de passer et suivre l’avancement de demandes passées au Centre de Relation Clientèle. Ces services sont susceptibles d’évoluer régulièrement.

Les présentes conditions ont pour objet de définir les conditions d’accès et de fonctionnement de ces Services de l’Espace Locataire.

L’Utilisateur, pour utiliser les« Services de l’Espace Locataire»  atteste avoir lu et approuvé les présentes conditions générales.

Les conditions générales sont opposables aux utilisateurs dès la première utilisation des services de l’Espace Locataire et pendant toute la durée de son utilisation. Elles peuvent être amendées à tout moment sans préavis suivant les modifications apportées aux services proposés, les évolutions technologiques ou réglementaires, ou pour tout autre motif. L’Utilisateur est tenu de s’informer régulièrement des termes des conditions générales d’utilisation en vigueur. Seule la version accessible en ligne fera foi.  

1. Modalités d’inscription aux Services de l’Espace Locataire

Les Services de l’Espace Locataire sont accessibles exclusivement aux clients de CLESENCE à l'exclusion des colocataires.

L’inscription aux Services de l’Espace Locataire est possible depuis le site Internet de CLESENCE (www.clesence.fr) ou/et depuis l’application smartphone.

L’inscription aux Services de l’Espace Locataire n’est possible qu’une fois les présentes CGU acceptées.

Créer son compte utilisateur

Pour créer son compte, l’utilisateur fournit les informations permettant de vérifier son identité ainsi que son email ou son n° de téléphone portable pour valider la création de son compte.

Notamment, il est demandé à l’utilisateur de renseigner sa date de naissance. Cette information est recoupée avec celle que CLESENCE possède déjà pour son client dans le dossier de bail afin d’authentifier l’identité de l’utilisateur en qualité de client CLESENCE. La date de naissance est en effet le seul moyen simple et fiable pour CLESENCE d’identifier quel titulaire d’un bail souhaite créer son compte sur l’appli mobile ou l’extranet.

L’utilisateur définit ensuite un identifiant et un mot de passe en respectant la structure imposée.

L’inscription aux Services de l’Espace Locataire vaut pour la durée de son contrat de location. L’utilisateur peut à tout moment résilier son inscription en utilisant le bouton prévu à cet effet dans l’onglet « Mon profil ».

1. Description des Services de l’Espace Locataire  

Les Services de l’Espace Locataire sont disponibles sur Internet 24h sur 24 et 7jours sur 7 depuis tout support informatique connecté à Internet.

La souscription et l’usage des Services de l’Espace Locataire sont facultatifs et gratuits (hors coût de la connexion Internet qui est à la charge exclusive de l’Utilisateur)

Il existe deux types de profil sur l'extranet : Le profil attributaire et le profil locataire

Profil attributaire

Depuis son espace personnel, l'utilisateur a la possibilité de transmettre, à Clésence, les documents nécessaires à la complétude de son contrat de location.

Profil Locataire 

Mon profil

Informations relatives à l’utilisateur

Il appartient à l’utilisateur de mettre à jour les données le concernant.

En cas de changement d’adresse électronique (email), l’Utilisateur doit effectuer le changement dans l’onglet « Mon profil » dans l’extranet (fonctionnalité disponible uniquement dans l’extranet). Si l’adresse électronique de l’Utilisateur n’est pas à jour, l’Utilisateur ne recevra plus les emails qui lui seront adressés par CLESENCE.

Mes Paiements

Situation de compte

L’utilisateur a accès à la consultation de sa situation de compte à CLESENCE (solde global des baux, historique des paiements, historique du compte APL…)

Mes Informations - Mes Préférences

Dématérialisation des avis d'échéance

L’utilisateur peut choisir de recevoir ses avis d’échéance par voie électronique plutôt que par voie postale. Ce service n’est accessible qu’aux Utilisateurs qui ont opté pour le prélèvement automatique. L’utilisateur peut à tout instant revenir sur son choix.

Les documents disponibles via les Services de l’Espace Locataire seront mis à disposition sur Internet au même rythme que les documents adressés par courrier postal.

La présentation et les contenus des différents documents sur Internet sont identiques à la présentation et au contenu des documents adressés par courrier postal. Toutefois, les particularités inhérentes à l’usage du format électronique et de l’environnement Internet pourront conduire CLESENCE à différencier ou modifier les éléments des différents documents pour mieux l’adapter aux besoins de ses Utilisateurs.

Chaque document des Services sera accessible à l’Utilisateur pendant une durée de 3 ans, à la condition que le compte de l’Utilisateur demeure actif. Cet archivage se constitue progressivement à partir de la mise en ligne des premiers documents électroniques. Si L’Utilisateur souhaite les conserver plus longtemps, il devra procéder à un archivage, de son choix et à sa charge, des différents documents en ligne.

La première mise à disposition des Services de l’Espace Locataire ne sera effectuée qu’à la prochaine date habituelle d’édition des différents documents liés au bail, sous réserve que la demande d’adhésion intervienne au minimum 10 jours ouvrés avant cette date.

En cas de résiliation du service de dématérialisation, l’Utilisateur recevra ses prochaines factures sur support papier par courrier postal. Si le délai entre la résiliation et la facturation est trop court, l’Utilisateur recevra une dernière version électronique.

Statut des documents en dématérialisation

Les avis d’échéance électroniques sont des documents légaux justificatifs de l’appel à paiement émis par CLESENCE, au même titre que les documents en version papier.

L’Utilisateur peut imprimer ses documents à partir des fichiers PDF sur son imprimante personnelle. En cas de besoin, CLESENCE peut fournir, sur demande de l’Utilisateur, ces documents sous format papier.

NB : Se référer aux dispositions de la directive 2001/115/CE du 20 décembre 2001 relative à la dématérialisation des factures ainsi qu’aux législations nationales prises pour son application.

Mes notifications

L’Utilisateur peut paramétrer les thèmes sur lesquels il souhaite recevoir des notifications, seuls deux catégories d’informations sont envoyées par défaut : les alertes sécurités et les confirmations de rendez-vous.

L’Utilisateur a la possibilité d’être informé de ces notifications par email.

Le Service de Paiement en ligne

Le service de paiement en ligne est réalisé via la plateforme sécurisée de la banque partenaire et sous la responsabilité de cette dernière.

Certains établissements bancaires demandent à leurs clients de valider les transactions à distance par sms, aussi, nous informons les utilisateurs qu’il pourra être nécessaire de transmettre au préalable à leur banque un numéro de téléphone portable à jour.

L’acceptation des présentes conditions générales d’utilisation par l’utilisateur implique l’acceptation des conditions de paiement en ligne par ledit utilisateur.

Conditions de paiement en ligne

Les présentes conditions de paiement s’appliquent à tout paiement effectué par le biais des Services de l’Espace Locataire de Clésence.  

Clésence se réserve de pouvoir modifier ses conditions de paiement à tout moment. Dans ce cas, les conditions applicables seront celles en vigueur à la date de paiement par le locataire.

L’utilisateur, qui souhaite effectuer un paiement en ligne, doit obligatoirement :

• être un client de Clésence et un utilisateur des Services de l’Espace Locataire,
• vérifier la transaction et son montant et la valider suivant les procédures prévues par l’établissement bancaire.

La confirmation de la transaction entraîne l’acceptation du paiement et la reconnaissance d’avoir la parfaite connaissance des présentes conditions de paiement et la renonciation à se prévaloir de toute autre condition de paiement.  

Après chaque paiement l’établissement bancaire offre à l’utilisateur la possibilité de télécharger un ticket de confirmation de la transaction.

Le délai de prise en compte du paiement est habituellement de trois jours ouvrés après la transaction.

Sécurité des paiements en lignes

Les paiements sont effectués en euros par carte bancaire. Ils sont réalisés par le biais du système sécurisé SPPLUS de la Caisse d’Epargne qui utilise le protocole SSL (Secure Socket Layer) de telle sorte que les informations transmises sont cryptées par un logiciel et qu’aucun tiers ne peut en prendre connaissance au cours du transport sur le réseau.

En cas de refus de paiement opposé par l’émetteur de la carte, l’utilisateur devra entrer en contact directement avec celui-ci en vue de régler le problème. CLESENCE ne sera en aucun cas responsable de l’absence ou du retard de paiement généré par ce refus.

1. Désinscription des Services de l’Espace Locataire

L’utilisateur peut à tout moment résilier son inscription aux Services de l’Espace Locataire en utilisant le bouton prévu à cet effet dans l’onglet « Mon profil », dans l’application ou dans l’extranet.

En cas de résiliation de l’adhésion aux Services de l’Espace Locataire, l’application devient inutile, l’Utilisateur peut la supprimer de son portable s’il le souhaite.

La suppression de l’application ne supprime pas automatiquement le compte Utilisateur.

En cas de résiliation de l’adhésion aux Services de l’Espace Locataire, il appartient à l’Utilisateur de prendre ses dispositions pour archiver ses différents documents présents sur les Services de l’Espace Locataire, la résiliation étant effective instantanément.

La rupture du bail entrainera la résiliation automatique des Services de l’Espace Locataire et de l’accès à cet Espace Locataire trois mois après la date de fin du contrat de location. Avant ce délai de 3 mois, il appartient à l’Utilisateur de prendre ses dispositions pour archiver ses différents documents présents sur ses équipements personnels.

En cas de besoin, CLESENCE peut fournir, sur demande de l’Utilisateur, les documents sous format papier.

1. Limite de responsabilité

Disponibilité des services

CLESENCE, qui met gracieusement à la disposition de l’Utilisateur l’accès aux Services de l’Espace Locataire, ne pourra être tenue responsable notamment en cas d’interruption, de retard, de défaillance de son site.

En outre, pour des raisons de maintenance, CLESENCE pourra interrompre son site internet et s'efforcera d'en avertir préalablement les utilisateurs. CLESENCE ne garantit pas que le contenu de ce site internet est approprié ou disponible hors de la France métropole.

Il se peut que tout ou partie du contenu de ce site internet ne soit pas compatible avec les règlementations locales en vigueur dans tout territoire autre que la France métropole. En conséquence, l’Utilisateur accepte de façon expresse et totale que l’accès et l’usage du site se fait sous sa seule et unique responsabilité.

En cas d’anomalie, CLESENCE se réserve le droit de refuser toute tentative d’accès au site.

Responsabilité de l’utilisateur

Lorsque L’Utilisateur utilise les Services de l’Espace Locataire, il est tenu de garder confidentiel et privé son mot de passe, et de veiller à ne pas laisser libre accès à sa session afin d’éviter d’éventuels usages non autorisés des Services de l’ESPACE LOCATAIRE. L’utilisateur s’engage à être entièrement responsable de toutes les activités réalisées depuis les Services de l’ESPACE LOCATAIRE et avec son code d’accès.

Paiement en ligne

CLESENCE, dans le processus de paiement en ligne, n’est tenu que par une obligation de moyens; sa responsabilité ne pourra en aucun cas être engagée pour un dommage résultant de l’utilisation du réseau Internet tel que perte de données, intrusion, virus, rupture du service, ou autres problèmes involontaires.

1. Données à caractère personnel

CLESENCE attache de l’importance à la protection de vos données personnelles et met à votre disposition toutes les informations nécessaires à ce sujet dans le menu « Informations » de votre Espace Locataire.

CLESENCE informe l’Utilisateur qu’elle respecte les réglementations en vigueur en matière de protection des données, et notamment les dispositions du règlement (UE) n°2016/679 et de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Sur votre Espace Locataire : collecte de données personnelles, finalités et destinataires.

CLESENCE, en qualité de responsable de traitement, collecte de données à caractère personnel via son site internet et met en œuvre des traitements automatisés de ces données.

Les informations qui sont collectées sur l’application ou l’extranet client  permettent à CLESENCE de proposer à ses Utilisateurs une gestion et un suivi des démarches en ligne.  

Les données à caractère personnel collectées seront traitées par le personnel de CLESENCE, ou les prestataires habilités, de manière loyale, confidentielle et sécurisée et seront conservées dans le respect des durées légales applicables.

Aucune donnée ne sera conservée chez l’hébergeur à la suppression du compte.

Droit d’accès, de rectification, de suppression et d’opposition

Conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection des données, et notamment aux dispositions du règlement (UE) n°2016/679 et de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification, de limitation ou d’effacement des informations le concernant et peut s’opposer au traitement de ses données personnelles.

Pour l’exercice de ses droits ou pour toute demande relative à ses données personnelles, l’utilisateur peut adresser une demande, au Délégué à la Protection des Données de CLESENCE :

• par courrier au siège social, CLESENCE - 4 Avenue Archimède - 02100 Saint-Quentin 
• ou par email à : dpo@clesence.fr
• ou en remplissant le formulaire de contact en ligne.

Si l’utilisateur n’est pas satisfait du traitement de sa demande d’exercice de droits en matière de données personnelles, il lui est possible de contacter la CNIL.

Confidentialité et sécurité dans le traitement des données du Utilisateur

CLESENCE s’engage à traiter de façon confidentielle les données des Utilisateurs en prenant les mesures de sécurité d’ordre technique et organisationnel qui sont nécessaires pour en garantir la protection et en éviter l’altération, la perte, le traitement et/ou l’accès non autorisé, compte tenu de l’état de la technologie, de la nature des données stockées et des risques auxquels celles-ci sont soumises, et conformément aux dispositions des différentes règlementations en vigueur.

1. Politique des Cookies

Lors de sa première visite sur le site, une bannière d’information indique à l’utilisateur l’existence de cookies que CLESENCE peut déposer sur son navigateur lors de sa visite sur l’application et extranet clients. Il lui est alors proposé d’accepter ces cookies, de les refuser ou d’obtenir davantage d’informations par un lien vers la présente section.

L’objet de la présente politique est d’expliquer à l’utilisateur les cookies utilisés par CLESENCE sur l’application et l’extranet proposés à ses clients.

L’utilisateur peut consulter la présente « Politique de Cookies » à tout moment en cliquant sur l’onglet «mentions légales et CGU» situé en bas des pages du site.

Qu’est-ce qu’un cookie ?

Les cookies sont de petits fichiers que certaines plateformes, comme les sites web, peuvent installer sur les ordinateurs ou appareils connectés des Internautes. Ils remplissent des fonctions très variées : ils permettent notamment de stocker des préférences de navigation, de collecter des informations statistiques, de permettre certaines fonctionnalités techniques, etc. Les cookies sont parfois utilisés pour stocker des informations de base sur les habitudes de navigation de l’utilisateur ou de son appareil, voire pour le reconnaître, selon les cas.

Les cookies sont également utilisés pour gérer la session de l’Utilisateur, par exemple en réduisant le nombre de fois où il faut saisir un mot de passe, ou pour adapter le contenu d’un site internet aux préférences des utilisateurs.

Quelle est la finalité des cookies utilisés par CLESENCE?

Les cookies sont utilisés :

• Sur le plan du développement : les informations statistiques qui sont recueillies grâce aux cookies contribuent à améliorer les services du site internet. Les cookies enregistrent les données liées à la navigation de l’utilisateur, ils n’enregistrent pas des données permettant d’identifier ce dernier.
• Sur le plan du fonctionnement et de la sécurité numérique. Ils participent notamment à la mise en œuvre de mesures de sécurité, par exemple lorsqu’il est demandé à l’utilisateur de se connecter à nouveau à l’espace locataire lorsqu’un laps de temps sans activité important est constaté.

Quels types de cookies le site internet de CLESENCE utilise-t-elle ?

Sur le site, CLESENCE utilise deux types de cookies :

• Cookies de fonctionnement à usage interne : désactivation par l’utilisateur via le paramétrage  de son navigateur

Ces cookies sont utiles pour le fonctionnement du service, notamment ceux qui permettent d’authentifier ou de maintenir la session de l’utilisateur enregistré lorsque celui-ci parcourt le site. La désactivation de ces cookies empêche le bon fonctionnement de certaines des fonctionnalités du site. Par exemple, si vous tentez d’accéder aux services qui nécessitent de vous authentifier.

Ces cookies ne sont donc pas automatiquement désactivés lorsque vous cliquez sur « s’opposer » dans la bannière des cookies.

L’utilisateur peut toutefois possible les désactiver en paramétrant son navigateur.

• Cookies d’analyses statistiques de mesures d’audience : désactivation automatique en cliquant sur « refuser » dans la bannière des cookies

Il s’agit des cookies analytiques « Google Analytics » traités par CLESENCE ou par des tiers, qui permettent à CLESENCE de quantifier le nombre de visiteurs et d’analyser statistiquement l’usage que les utilisateurs font des services du site. Ces cookies sont anonymes.

Les données recueillies sont des statistiques rapportées à l’ensemble des connexions sur une période données, par exemple :

• Nombre de visiteurs
• Pages les plus visitées
• Nombre de pages consultées en moyenne par session
• Durées moyennes de connexion
• Type d’appareil le plus utilisé (ordinateur, smartphone) ils ne tracent que la zone géographique des consultations.

Grâce à cela, CLESENCE peut étudier la navigation sur le site et ainsi améliorer l’offre de produits et de services proposée.

L'outil Google Analytics (http://www.google.com/analytics/) est l'outil d'analyse des sites Internet de la société américaine Google Inc. Les données collectées par l'intermédiaire des cookies sont transmises et stockées par cette société sur des serveurs situés aux Etats Unis. Google Analytics permet de comptabiliser les visiteurs du site et d'identifier leur manière d'utiliser le site. Les adresses IP sont anonymisées.

Liste des cookies utilisés

Maîtrise des cookies par l’utilisateur via le paramétrage de son navigateur

L’utilisateur peut à tout moment, activer ou désactiver l’utilisation de cookies en allant dans le paramétrage de son navigateur. Par ailleurs, après chaque session, il peut éliminer les cookies stockés.

L’utilisateur peut aussi activer la « navigation privée », grâce à laquelle le navigateur cesse d’enregistrer l’historique de navigation, les mots de passe des sites web, les cookies et autres informations sur les sites visités.

Pour plus d’informations, l’utilisateur est invité à consulter la rubrique « Aide » de son navigateur (Internet Explorer -Microsoft, Mozilla Firefox, Safari (Apple), Google Chrome, Opéra…).

La Commission Nationale Informatique et Libertés – CNIL (https://www.cnil.fr) propose des outils comme des extensions logicielles pour maîtriser les Cookies, notamment pour bloquer les traceurs (DoNotTrackMe ; Disconnect ; Ghostery).

Fonctionnement de la bannière d’information des utilisateurs

Acceptation : poursuite de la navigation avec les cookies Google Analytics (GA). La bannière n’apparait plus avant 13 mois à compter de l’acceptation par l’utilisateur. Arrivé à l’échéance des 13 mois, la bannière réapparait, le consentement de l’utilisateur est à nouveau demandé.

Refus : poursuite de la navigation sans cookies avec l’accès aux mêmes services que s’il y avait les cookies. Les cookies de fonctionnement sont maintenus. Au bout d’un mois, la bannière proposera à nouveau à l’utilisateur d’accepter ou refuser les cookies d’analyse.

En savoir plus : la page de la politique des cookies s’affiche, en poursuivant la navigation, l’utilisateur qui ne fait pas de choix autorise l’utilisation des cookies. 

Modifications apportées à notre politique des cookies

Nous sommes susceptibles de mettre à jour régulièrement la présente politique aussi nous vous invitions à la consulter régulièrement.

Contact

Si l’utilisateur souhaite contacter CLESENCE au sujet de sa politique des cookies, il peut envoyer un email  au Délégué à la Protection des Données de CLESENCE à l’adresse : dpo@clesence.fr

1. Loi Applicable

Les présentes conditions générales d’adhésion et d’accès sont soumises au droit français.

1. Contact

Pour toute question relative au Services de l’Espace Locataire, l’utilisateur peut contacter le Centre de Relation Clientèle de CLESENCE :

• Par téléphone au : 03 23 50 70 70
• En utilisant le formulaire de contact de l’Espace Locataire

Date de mise à jour : 12/06/2020